Mesmo que o processo de formalização de uma empresa, para alguns, ainda pareça burocrático, essa etapa já foi muito mais complicada.

As exigências de documentação para formalizar uma empresa demandam menos tempo do que se imagina e os documentos solicitados são fáceis de se conseguir.

Mas para abrir a sua empresa da melhor forma, é necessário ter em mente que esta é só uma das etapas ao iniciar um negócio.

O empreendedor deve se envolver de verdade para garantir a organização nas áreas administrativas, desenvolver um bom plano de negócios, um bom planejamento financeiro, aperfeiçoar sua gestão de pessoas e seus métodos de liderança.

Por isso, dedique um tempo para essa parte tão importante do processo. A demora e o transtorno da etapa de formalização normalmente acontece por falta de planejamento e conhecimento prévio dos documentos necessários.

Pensando nisso, separamos neste artigo os check lists de todos os documentos que você precisará na hora de abrir e formalizar seu negócio.

Os diferentes modelos de negócio

Mas antes de ir atrás de toda documentação necessária, é preciso saber qual o modelo de negócio em que sua empresa se encaixa. Ela pode ser uma Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (Eireli), Empresa Individual, Microempreendedor Individual (MEI), Sociedade Empresária Limitada (Ltda.) Sociedade Simples (SS) ou uma Sociedade Anônima (SA).

Podendo ser classificada entre diferentes portes: Microempresa (ME), Empresa de Pequeno Porte (EPP) ou Empresas de médio e grande porte.

Os tipos mais comuns costumam ser Microempresa (ME) e Microempreendedor Individual (MEI), hoje facilitadas pelo Simples Nacional, sistema de tributação simplificada do governo. Cada uma delas requer alguns documentos em comum, mas os procedimentos mudam.

A principal diferença entre as modalidades de empresas é o faturamento anual do negócio.

O enquadramento de empresas é o que define qual regime de apuramento e recolha de impostos deve ser feito, sendo que através do Simples Nacional apenas é possível, no máximo, para Empresas de Pequeno Porte (EPPs).

Confira o valor de Faturamento para cada classificação de empresa:

• Microempreendedor Individual (MEI): faturamento anual até R$ 81.000,00
• Microempresa (ME): receita anual de até R$ 360.000,00
• Empresa de Pequeno Porte (EPP): receita anual entre R$ 360.000,00 até R$ 4.800.000,00
• Empresa de Médio Porte: receita anual a partir de R$ 4.800.000,00 até R$ 6.000.000,00
• Empresa de Grande Porte: receita anual a partir de R$ 6.000.000,00

Check list: documentos exigidos para MEI

Os documentos pessoais exigidos durante o processo de abertura de uma empresa dependem de alguns fatores e situações em que a pessoa se encontra.

Para saber se é possível ou não abrir uma empresa MEI, é preciso:

Verificar se a pessoa é Brasileira ou Estrangeira:

Estrangeiro: Só pode formalizar um negócio mediante apresentação do RNE – Registro Nacional de Estrangeiros (este é o “visto permanente”). Declaração do Imposto de Renda. E Declaração de Residência fixa.

Brasileiro: Separar os seguintes documentos:

• RG;
• CPF;
• RNE (para estrangeiros)
• No Recibo do Imposto de Renda (Receita Federal) ou Título de Eleitor;
• Comprovante de Residência (atual e no nome de quem fará o MEI) ou Declaração de Residência;
• Declaração de Viabilidade* (fornecido pelo Pró-Cidadão).

*A Declaração de Viabilidade informa se a atividade pode ser exercida no local que o empresário quer abrir o negócio, ou seja, que necessitam de local físico. Exemplos: Produção de Marmita; Doces; Congelados.

Verificar se recebe algum benefício Previdenciário:

Se sim, ao abrir o MEI, perde-se automaticamente os benefícios citados abaixo:

• Seguro Desemprego
• Salário-maternidade;
• Auxílio-doença;
• Aposentadoria por invalidez, por idade;
• Pensão por Morte, auxílio reclusão…

Não é possível abrir MEI se for Sócio de alguma Empresa/Filial ou Titular de alguma Empresa/Filial.

Servidores Públicos Estaduais e Municipais devem verificar se sua legislação permite que também se formalizem como MEI.

Abrindo uma empresa MEI

O primeiro passo é a consulta da viabilidade do negócio informando-se a respeito dos critérios, leis e atividades permitidas dentro da modalidade MEI. Consulte no site da prefeitura do seu município.

Estando dentro da modalidade MEI de empresas, crie sua conta pelo site do portal de serviços digitais do governo: https://www.gov.br/pt-br e siga os passos indicados:

Acesse com seu login no site do governo. Caso já tenha um cadastro no GOV e não lembra da senha, ou como acessar, a orientação é ir até o INSS para redefinir senha e pegar a senha temporária/provisória de MEI.

Caso não tenha conta, crie uma:

Escolha a opção de cadastro que preferir:

Preencha os campos com suas informações e siga as orientações: 

Então, abra sua MEI gratuitamente também através do site do GOV.BR:

Entre na seção de abertura de MEI:

Clique em “Formalize-se”:

Faça o login na conta do portal do governo e insira as informações do seu negócio:

As inscrições do CNPJ, Junta Comercial e INSS são feitas automaticamente após o cadastro do MEI. Através do Certificado da Condição de Microempreendedor Individual (CCMEI) emitido ao final do processo de inscrição, a empresa já estará formalizada.

Feita a abertura, é necessário regularizar o MEI para emissão de notas fiscais eletrônicas. Verifique como funciona a emissão de NF-e em seu município e busque um contador para auxiliá-lo nesta etapa.

Como MEI, você precisará fazer e entregar a Declaração Anual até o dia 31 de maio de cada ano, tendo ou não faturamento. É aconselhado que esse processo também seja feito por um contador.

Check list: documentos exigidos para Microempresa

Já o processo de formalização da Microempresa envolve outros procedimentos e, consequentemente, exigência de outros documentos.

Para abrir uma Microempresa será necessário:

Para registro na Junta Comercial da cidade:

• Cópia autenticada do RG
• Cópia autenticada CPF dos sócios da empresa
• Requerimento Padrão (Capa da Junta Comercial) em uma via, Contrato Social ou Requerimento de Empresário Individual ou Estatuto, em três vias
• FCN (Ficha de Cadastro Nacional) modelo 1 e 2 em uma via
• Pagamento de taxas através de DARF

Para solicitar o CNPJ:

• NIRE (Número de Identificação do Registro da Empresa), documento recebido no registro com a Junta Comercial
• Inscrição Estadual, caso sua empresa tenha como atividade fim a produção de bens ou venda de mercadorias (deve ser realizada pelo contador)
• Registro Municipal na prefeitura, caso trabalhe com prestação de serviços
• Alvará de corpo de bombeiros e de funcionamento, necessários a todos os estabelecimentos industriais, comerciais ou de prestação de serviços.

Outras documentações

Detalhamos o passo a passo para as duas modalidades mais comuns de formalização. Mas para solicitar a criação do CNPJ para outros tipos de empresa, você também precisará de documentos de comprovação, alguns mais específicos:

Empresário Individual: requerimento de empresário com registro na Junta Comercial, referente à inscrição no órgão de registro.

Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (Eireli): ato de constituição registrado no RCPJ ou JC.

Sociedade Simples Limitada: Contrato social com Registro Civil das Pessoas Jurídicas (RCPJ).

Sociedade Simples Pura: contrato social com registro no RCPJ ou na OAB, caso seja uma sociedade constituída por advogados.

Sociedade Anônima (S.A): estatuto e ata de assembleia de constituição, com registro na junta comercial (JC).

As associações como rede de apoio

Um último e importante passo em direção a uma jornada empreendedora de sucesso é se aproximar de outros empresários.

Com uma empresa formalizada, o empresário se vê diante de oportunidades e vantagens que antes não existiam. Como a possibilidade de associar-se a uma entidade representativa, como as associações empresariais.

A Associação Empresarial de Florianópolis (ACIF) oferece suporte de forma gratuita nesse primeiro momento da jornada empreendedora. Caso ainda fiquem dúvidas sobre o processo de formalização da empresa, o atendimento ACIF poderá encaminhá-lo para um consultor.

A ACIF é um espaço de representatividade, diálogo com poder público a favor do empresário e de muito networking entre empreendedores, através de núcleos e encontros.

Outra vantagem de um associado são as soluções para empresas por valores bem abaixo do mercado para soluções, como planos de saúde e odontológicos.

Com o check-list de documentos em mãos e um bom planejamento, sua empresa formalizada vai ainda mais longe.