Quem trabalha com varejo sabe a importância de estar por dentro da movimentação de itens e produtos de uma loja.

Além de todas as outras necessidades inerentes de uma empresa, como a gestão de pessoas, a gestão financeira, o constante networking, entre outros, o empresário do varejo precisa ainda garantir o controle total sobre o estoque.

Para isso, é preciso desenvolver e monitorar um inventário de estoque. Saber quais produtos estarão em falta daqui uma semana, quais precisam ser reabastecidos, quais precisam aumentar o giro de estoque, etc.

Elaborar um inventário é fundamental para garantir a liquidez de um negócio. Mas essa tarefa tão importante não é tão complicada quanto parece. Confira neste artigo algumas dicas essenciais para fazer o inventário da sua loja.

Por que o inventário é tão importante?

O primeiro passo para elaborar um inventário é entender a importância dele para o capital de giro da empresa.

O inventário é um espaço reservado para dinheiro. Portanto, ele deve ser revertido em faturamento, já que aqueles produtos já foram pagos.

Quando se tem consciência constante de que o inventário deve trazer o dinheiro de volta ao vender os produtos, fica claro que um estoque parado significa dinheiro parado, enquanto contas e despesas continuam rodando.

Entender e aplicar isso reflete diretamente no crescimento da empresa, uma vez que cuidar do gerenciamento de estoques é cuidar do fluxo de caixa.

O que é a gestão de estoques?

A gestão de estoques é o procedimento de gerenciamento dos produtos do estoque de uma empresa.

Com ela, a empresa vai organizar, catalogar, rastrear e monitorar características como valores, dimensões e peso, localização do produto, etc.

Uma boa gestão de estoques vai organizar processos, otimizar o tempo e minimizar custos.

Os diferentes modelos de gestão de estoque

Uma boa logística dos processos de armazenamento de estoque vai impactar também na satisfação dos clientes, principalmente quando a empresa possui loja virtual.

Integrar os estoques das lojas física e digital é fundamental para um gerenciamento sustentável dentro do negócio.

Assim, existem alguns modelos de gestão de estoque que uma empresa pode adotar. São eles:

Estoque Tradicional – quando o estoque precisa ser físico. Ideal para empresas com pedidos recorrentes, em que se precisa acompanhar de perto o estoque físico. Podendo ser usado por lojas de varejo ou de atacado, fabricantes, fornecedores e revendedores.

Estoque Compartilhado – é o formato usado por empresas que têm loja virtual e precisam integrar o estoque com a loja física.

Estoque Terceirizado – este é modelo de estoque das empresas que não têm espaço físico suficiente para armazenamento e outras operações logísticas e precisam contratar um profissional para realizar essas atividades. É o formato ideal para empresas que só vendem por e-commerce.

Cross Docking – diferente dos outros modelos, o cross docking permite que a empresa tenha no catálogo produtos que não estão no seu estoque. Os produtos são comprados de fornecedores e então enviados para o consumidor. Um exemplo de empresa neste formato de estoque é a Americanas.

Estoque Consignado – formato em que o fornecedor cede e uma quantidade de produtos ao lojista, combinando a devolução para aqueles que não tiverem boa saída.

Como levantar o inventário da loja?

Se você nunca fez o inventário da sua loja, algumas dicas podem ser úteis para já começar acertando. Confira abaixo algumas técnicas e práticas essenciais para fazer seu inventário e garantir uma boa gestão de estoques:

Crie um padrão para categorizar e fazer a contagem de produtos

Com categorização, há maior controle de estoque e a contagem de mercadorias e definição de valores ficam muito mais organizadas. Categorize os produtos de acordo com as necessidades específicas do estoque, identificando com características importantes ou por finalidades.

Crie também uma metodologia para todos que se envolvam com o processo conheçam e consigam realizar a contagem sem fugir do padrão. A recomendação é de que se conte sempre de um em um para evitar erros, que sempre seja feita uma recontagem e que mais de uma pessoa esteja envolvida neste processo.

Padronize também os registros, de forma que estejam sempre completos, atualizados e facilmente identificáveis. Mantenha o controle sobre o fluxo de entrada e saída atualizados.

A melhor forma de fazer esses registros é através de meios digitais, como por meio de um software de gestão empresarial.

Organize o espaço em que irá armazenar os produtos

Se o modelo de gestão de estoque adotado demanda um espaço físico próprio, garanta que ele esteja organizado.

Planeje a organização do espaço para armazenar os produtos em grupos. Coloque etiquetas nas prateleiras com identificação e divida o espaço em setores.

Lembre-se que o objetivo deste planejamento é de que na prática se reduza ao máximo o tempo ao procurar um produto. Lembre-se também de otimizar o espaço físico de forma a aproveitar toda a área útil do estoque.

Tenha uma previsão sobre a demanda

Um bom gerenciamento de estoques depende do quanto se entende sobre a demanda por aqueles produtos.

Por isso, é importante estudar as tendências de mercado, saber identificar as sazonalidades, estar por dentro da economia global, comparar as vendas entre os anos, antecipar próximas promoções, etc.

Tenha um plano de contingência

Trabalhar com estoques pede um bom planejamento e antecipação de possíveis problemas que possam surgir e travar todo o fluxo. Esteja preparado para resolver questões como, por exemplo, abastecer o estoque com produtos de giro lento, ficar sem fornecedor ou calcular errado o espaço físico e ficar sem lugar para novos produtos que chegam.

Analise e pontue todos esses riscos e prepare um plano de contingência para antecipar a solução e resolver o problema o mais rapidamente possível quando e se ele aparecer.

Determine o melhor horário para fazer o inventário

Entendendo a importância do inventário para a organização e fluxo de caixa de uma empresa, defina e reserve o melhor momento para esta tarefa.

Evite os dias com grande movimentação de mercadorias e prefira realizar o inventário antes da abertura ou após encerramento do expediente.

Defina os níveis de paridade

Uma forma de facilitar o gerenciamento do estoque é definir níveis de paridade, ou seja, determinar uma quantidade mínima disponível do produto. Tendo um nível de referência, você vai saber quando precisará reestocar.

Venda primeiro os produtos que entraram antes

Através do princípio FIFO (First In, First Out), você deve ter como regra sempre vender primeiro aquele produto que entrou primeiro. Essa regra é fundamental para produtos perecíveis, mas também é muito útil para produtos não-perecíveis.

Adote o sistema de análise ABC

Outra dica valiosa é usar a metodologia ABC para analisar e priorizar determinados produtos do inventário.

Pegue a relação de produtos do seu negócio e divida em três categorias:

A: alto valor com baixa frequência de vendas

B: valor moderado com uma frequência moderada de vendas

C: baixo valor com alta frequência de vendas

Itens da categoria A têm impacto financeiro significativo, mas vendas imprevisíveis. Itens da categoria C não demandam tanta supervisão pois o impacto financeiro é menor e muda de forma constante. E itens da categoria B são o meio-termo entre esses dois.

Realize auditorias regulares

Fazer o inventário da loja apenas uma vez por ano, por exemplo, pode acabar sendo muito mais trabalhoso do que adotar uma regularidade na rotina ao longo dos meses.

Uma forma de fazer a auditoria é através da contagem de ciclos, em que a cada dia, semana ou mês, é feita a verificação de um produto de forma rotativa, começando pelos itens de maior valor.